O desenho da solução

O trabalho para criação dos relatórios automatizados dos estúdios da Mormaii começou em julho de 2021, com entendimento dos indicadores do negócio e das fontes de dados. Em seguida, foi iniciada a fase de engenharia.

A primeira versão do painel de gestão foi apresentada ao cliente em dezembro daquele mesmo ano. Em janeiro de 2022, a equipe da equal montou um comitê com franqueados para seguir para as próximas entregas estando sempre bem próximo de quem usa os dados na rotina de gerenciamento, e recebendo feedbacks para melhorias. 

Desde o primeiro painel, os dados passaram a ser extraídos de maneira automatizada, poupando uma semana de trabalho da gestão de operações da equipe dos estúdios Mormaii. Além disso, o relatório começou a ser atualizado diariamente e não somente com dados do mês anterior, mas incluindo também informações do mês vigente; e a integração de diferentes fontes de dados permitiu a realização de análises mais avançadas e profundas. 

A solução oferecida para os estúdios foi customizada para as necessidades de gestão das unidades. Foram criados quatro macro-indicadores para acompanhamento: (1) captação, para avaliar o sucesso das campanhas de marketing na atração de novos alunos; (2) conversão, que mede a eficácia das unidades em transformar leads em matrículas; (3) ocupação, que mostra como cada unidade está aproveitando o espaço disponível, ajudando a otimizar a capacidade das academias; e (4) retenção, para monitorar a fidelidade dos alunos.

A rede de estúdios passou de um relatório mensal com dados antigos e que demorava uma semana para ser produzido, para um dashboard diário com informações de D-1. Depois dessa entrega, novos painéis com diferentes informações foram acrescentados. 

A partir do BI, a franqueadora pode ter uma visão mais completa da rede, identificando com rapidez os pontos de atenção - como, por exemplo, unidades com baixa taxa de conversão e vendas. A facilidade e agilidade no acesso às informações contribuiu para melhorar a relação entre franqueadora e franqueadas.

“O BI nos possibilitou avançar algumas casas na comunicação com os franqueados. Eles reconhecem que o BI que construímos com a equal é uma ferramenta muito rica, seja auxiliando no processo de gestão do dia a dia, seja para o próprio professor responsável pelo treino. Nem todas as franqueadas utilizam o BI, mas nós vemos na prática que os resultados de negócio de quem usa são melhores”, afirma William Melilli, sócio-fundador e diretor de expansão da Mormaii Franquias.

O projeto de Business Intelligence trouxe também informações que não eram visualizadas com os relatórios produzidos manualmente. No painel do professor, por exemplo, é possível acompanhar se o aluno está alcançando a meta de indicadores de saúde que ele estabeleceu quando se matriculou no estúdio.

Também com o BI, foi possível entender que os consultores de vendas que treinam nos estúdios da Mormaii Franquias, ou seja, vendem um serviço que usam, conseguem converter 4x mais alunos do que consultores que não treinam.